Как Управлять Вашей Самой большой Конференцией Когда-либо
Как большинство хороших достижений, великолепная встреча зависит от планирования и подготовки. Они являются существенными на хорошую конференцию, и эта статья объясняет основы того, что Вы должны сделать.
Планирующий
Первая стадия в организации любой конференции планирует. Ваш план должен начаться с этих вопросов:
- , Что мы хотим, чтобы наша аудитория пошла домой и сказала о встрече, кроме факта, что они замечательно проводили время?
- , Каково ключевое сообщение, которое мы хотим, чтобы наша аудитория помнила?
- , Что действие мы хотим, чтобы наша аудитория взяла после посещения этой конференции?
Другими словами, начните свое планирование с общих целей Вашей встречи. Запишите эти цели и гарантируйте, что все вовлекали, знает их - от людей, которые раздают кофе на спикеров непосредственно. Ответы на эти вопросы будут Вашим утверждением миссии для встречи. У Вас должен быть ясный набор простых целей для Вашей встречи иначе, она потерпит неудачу.
Установив Ваши цели, которые Вы должны будете решить, как Вы достигнете их. Бросьте вызов всем своим предположениям о Вашей предложенной конференции. Например:
- Вы фактически нуждаетесь в конференции, чтобы достигнуть Ваших целей? Будет некоторый другой вид встречи, или даже никакая встреча не делает?
- Вы нуждаетесь в одной большой встрече или многих маленьких, более близких?
- встреча должен быть великим формальным делом, или неофициальной встречей?
Другими словами, только потому что Вам поставили задача организации конференции, не означает, что Вы имеете к! Если есть альтернативный, превосходящий метод достижения Ваших целей, выбирать тот маршрут вместо этого. Не выбирайте конференцию только, потому что это кажется хорошей идеей.
Выбирают Ваши ключевые сообщения
Принятие Вас нацелилось на конференцию, Вы теперь должны будете решить, какие сообщения Вы хотите передать. Они явятся результатом Вашего утверждения миссии. Это - стоящее замечание, тем не менее, что есть много исследования, чтобы поддержать факт, что Ваша аудитория - независимо от того, как эксперт - будет только помнить горстку сообщений от Вашей встречи. Как правило, средний день конференции может только поставить четыре или пять главных сообщений. Как только Вы изложили свои ключевые сообщения, решите заказ, в котором они будут иметь большинство смысла. Попытайтесь произвести логическую последовательность так, чтобы одно ключевое сообщение ясно вышло из предыдущего. Это сделает это намного легче для Вашей аудитории помнить встречу. Не соединяйте свои сообщения в некоторой внутренней последовательности, такой как отделом компании. Вместо этого поместите свои сообщения вместе, которые были бы замечены как логичные аудиторией. Если бы Вы не знаете то, что было бы логично к ним, Вы должны сделать некоторое исследование аудитории, чтобы узнать. Действительно, обнаружение столько, сколько Вы можете о своей аудитории, является существенным на любую встречу.
Описывают Вашу аудиторию
У Вас теперь есть хорошая идея относительно того, что Вы хотите сказать на Вашей конференции. Но кто будет слушать? Вы нуждаетесь в определении своей аудитории, которая поможет, все вовлекали. Ваше определение аудитории должно описать типичного члена аудитории - возраст, пол, название работы, интересы работы, персонал любит и не любит, профессиональные квалификации и т. д. Вместе с Вашим утверждением миссии конференции и Вашими ключевыми сообщениями, Ваше описание аудитории предоставит Вам очень ясную схему Вашей встречи. Вместе эти три пункта скажут Вам:
- , Что Вы скажете
- , Почему Вы скажете это
- , Кто будет слушать
- , Что они сделают
Ваше описание аудитории также предоставит Вашим спикерам хорошего гида относительно того, что они должны сказать, чтобы объяснить их сообщение. Знание, с кем они говорят, является огромным повышением для спикеров, поскольку они могут намного более точно предназначаться для своих переговоров.
Вы теперь закончили все главные части своего начального планирования и своей потребности идти дальше к детальной подготовке.
Подготовка Вашей конференции
Первая стадия подготовки - письмо подлинника. Вы нуждаетесь по крайней мере в подлиннике схемы своего случая. Часто, люди производят программу конференции, которая показывает timings и список ораторов. Но это недостаточно. Ваш подлинник схемы должен быть намного больше чем простая программа. Поэтому все вовлекали на конференции, должен знать точно, что случится, когда она произойдет и как она будет иметь место. Иначе, не могло бы быть возможно гарантировать, что Вы встречаете свою миссию конференции.
Выбор Ваших спикеров
подготовка Спикера
Выбрав Ваших спикеров и заставил их подписывать к Вашему контракту, следующая стадия подготовки работает с ними, чтобы написать их переговоры. Ни в коем случае не должен Вы позволять спикеру делать это один. Если Вы сделаете, то Вы потеряете контроль над своими сообщениями и своей полной миссией конференции. Другими словами, спикеры собираются должны работать в тесном сотрудничестве с Вами и принять их отредактированные переговоры - даже написанный для них. Фактически, много главных конференций компании используют сценаристов, которые производят все переговоры для всех спикеров. Тем путем поставкой ключевых сообщений и миссии конференции сильно управляют. Конечно, это не означает, что у Ваших спикеров не может быть никакого входа. Их вклады очень ценны. Это только означает, что Вы должны заставить их работать с профессиональным автором, который может взять их материал и форму кое во что, что соответствует с полными целями конференции. Спикеры будут обычно только интересоваться своим разговором; следовательно они могут нарушить баланс встречи, поскольку на них должным образом не сосредотачиваются конференция в целом. Используя средства сценариста, что Вы можете гарантировать, что встреча не становится неуравновешенной в любом случае.
Подготовка аудио visuals
Подлинники для каждого разговора могут быть основанием для подготовки visuals для конференции. Часто, спикеры падают в ловушку подготовки их понижений и затем попытки написать их разговор вокруг них. Это означает, что представления могут часто дрейфовать и терять внимание аудитории, поскольку ими сильно не управляют. При письме слов сначала, возможно выбрать visuals, которые намного более точно связаны со сказанным материалом. Кроме того, быть способным прочитать текст разговора позволяет графическим художникам быть более творческими, поскольку они знают точно, что спикер пытается передать. Никогда не начните, разговор с visuals - всегда пишут текст сначала и добавляют visuals позже.
Подготовка места встречи
Занимающийся
Ни в коем случае не должен Вы позволять конференции идти вперед без репетиции. Иначе, сам случай будет первой репетицией. Вы можете предположить видеть первую репетицию игры? Даже профессиональные актеры могут улучшить свои первые попытки. Все же, Вы, вероятно, будете использовать людей без таких навыков как Ваши предъявители. Следовательно, их первая репетиция почти наверняка собирается быть весьма плохой, по сравнению с заключительной работой. Если у Вас не будет никаких репетиций, то Ваша конференция будет не чем иным как связкой любителей, пытающихся приложить все усилия, и вероятно провал попытки. Вы просто должны репетировать; иначе Вы будете неспособны встретить Ваши цели.
Руководство Ваших помощников
В день
Во-первых, не волноваться. Во-вторых, не паниковать. Если Вы сделали все планирование и подготовку полностью, любые трудности на данном этапе будут незначительны. Независимо от того, что случается, что 'показ должен продолжиться'. Так, бездельничайте и любите наблюдать, что аудитория хорошо проводит время. Если Вы запланировали это эффективно, они будут. Хорошо сделанный.